Trimiterea si primirea mesajelor (e-mail)

Vom descoperi ce este e-mailul si cum functioneaza.
Vom invata sa trimitem mesaje colegilor folosind Internetul.
Vom descoperi cum sa luam mesajul, sa-l citim si sa raspundem.
Vom afla cum sa includem mai mult decit text in meajele noastre.

Unul dintre cele mai frustrante aspecte ale afacerilor este comunicarea, sau lipsa ei. Pe zi ce trece, din ce in ce mai mult cheia succesului consta in detinerea de informatii atunci cand ai nevoie de ele. Acest lucru se poate realiza si prin intermediul faxului, dar aceasta metoda nu este intotdeauna convenabila. Nici telefonul nu este intotdeauna un mijloc de comunicare pe care te poti baza, deoarece este posibil ca destinatarul sa fie plecat si in acest caz nu poti lasa un document de 10 pagini pe robotul teleonic. Prin intermediul mesajelor electronice, nu se mai pierde timp cu apelul telefonic. Poti transmite informatia celor care au nevoie de ea, atunci cind au nevoie de ea, in cel mai scurt timp si cu cel mai mic efort din partea ta.

Ce este e-mailul?

Termenul e-mail este prescurtarea de la electronic mail. E-mailul este procesul de trimitere a unui mesaj de la un calculator la altul in mod electronic. Prin Internet, este posibil sa trimiti mesaje electronice cuiva care sta in blocul vecin, in alt oras, alt judet, sau chiar in alta tara. Acest proces poate dura numai citeva minute sau o ora, in functie de traficul de pe Internet. Dar chiar si asa, folosirea e-mailului este mai rapida decat serviciul postal sau cel de livrare la domiciliu.

Procesul de trimitere a unui mesaj e-mail functioneaza in felul urmator:

1. Se scrie mesajul intr-un program de e-mail, apoi se introduce adresa de e-mail a destinatarului.

2. Din programul de e-mail, se apeleaza comanda Send (Trimite), care provoaca programul sa transmita mesajul pe Internet spre serverul de e-mail. Acest server de e-mail este localizat fie in reteaua companiei (daca sunteti conectati la Internet prin intermediul unei retele), sau la furnizorul de servicii Internet (daca sunteti conectati la Internet printr-un modem).

3. Mesajul este transmis pe Internet din server in server, pana cand ajunge la serverul care se ocupa de mesajele destinatarului. Aici mesajul ramane pana cand destinatarul se conecteaza la serverul de mail si isi verifica mailul.

Folosirea adreselor de e-mail

Procesul de trimitere a mesajelor e-mai este la fel de simplu ca scrierea textului, introducerea adresei si apelarea comenzii Send. Explicatia consta in adresarea corecta a mesajului, astfel incat sa ajunga la destinatarul corect.

Obs: Salvati adresele folosite mai des in agenda (address book) care se gaseste in programul de e-mail. Astfel, puteti selecta adresa dorita si evitati greselile care pot apare prin tastare.

Adresele de e-mail de pe Internet, asemenea adreselor postale, respecta un format specific. Un exemplu de adresa de e-mail este: jlsmith@sales.BigCo.com Prima parte a adresei o reprezinta numele utilizatorului (user name) care este numele prin care persoana respectiva este identificata de serverul de mail. In mod uzual, numele utilizatorului este format prin comprimarea initialei prenumelui cu numele persoanei, desi poate fi numele intreg, ca in johnsmith@sales.BigCo.com, sau o porecla ca nightwriter@speedy.net.

Daca sunteti conectat la Internet prin intermediul retelei companiei, atunci administratorul sistemului va va asigura un nume de utilizator. Daca sunteti conectat prin intermediul unui furnizor de servicii Internet, va puteti alege numele de utilizator atunci cand va inscrieti.

Partea a doua a adresei de e-mail, sales.BigCo.com, identifica serverul de mail care se ocupa de e-mailul persoanei respective. Extensia .com specifica faptul ca serverul apartine unei companii care face parte din domeniul comercial.

Daca partea a doua a adresei ar fi de genul speedy.net, aceasta ar indica factul ca persoana se conecteaza prin intermediul unui furnizor numit Speedy. Extensia .net indica un furnizor de servicii Internet (Internet service provider: ISP). Exista si alte extensii (numite identificatori de domeniu) care sunt folosite in mod obisnuit; printre acestea .gov pentru birourile guvernului, .org pentru organizatii non-profit, .mil pentru serviciile militare, si .edu pentru institutii educationale ca scolile si universitatile.

Obs: Fiti sigur ca ati scris exact (folosind litere mari si mici) adresa de e-mail. Nu este valabil intotdeauna, dar uneori JFulton@speedy.net nu este acelasi lucru cu jfulton@speedy.net sau Jfulton@Speedy.net.

Trimiterea de e-mailuri

Pentru a trimite mesaje electronice puteti folosi un program special de e-mail, sau puteti folosi programul de e-mail care insoteste browserul Web. Programul de e-mail pentru Netscape Communicator se numeste Messenger. Pentru a trimite un mesaj e-mail cu Messenger, trebuie executati urmatorii pasi:

1. Lansati Messengerul apasand iconita Mailbox de pe bara Component, care se afla in coltul dreapta-jos al ecranului Navigatorului.

2. Apasati butonul New Msg de pe Navigation toolbar. Va apare fereasta Composition, ca in Figura 1.


FIG.1 Crearea unui mesaj e-mail cu Netscape Messenger.

3. Scrieti in campul To adresa persoanei careia vreti sa-i trimiteti mesajul.

4. Pentru a trimite acelasi mesaj si altei persoane, apasati Enter; va aparea alt camp To. Scrieti adresa celei de-a doua persoane in acest camp. Repetati acest pas daca vreti sa trimiteti mesajul si altor persoane.

5. Apasati Tab pentru a ajunge in campul Subject si scrieti titlul mesajului.

6. Apasati Tab pentru a va muta in zona de editare si scrieti mesajul dorit.

7. Asigurati-va ca sunteti conectat la Internet si apasati Send pentru a trimite mesajul.

NOTA: Daca din anumite motive, mesajul nu a putut fi livrat, veti fi anuntat prin e-mail.

Si Internet Explorer include un program propriu de e-mail, numit Internet Mail. Pentru a trimite un mesaj e-mail folosind Internet Mail, trebuie sa urmati un proces similar:

1. Porniti Internet Mail apasand pe butonul Mail de pe Internet Explorer toolbar. Selectati New Message din meniul care apare. Apare fereastra New Message, ca in Figura 2.

FIG. 2 Crearea unui mesaj e-mail cu Internet Mail.

2. In campul To, scrieti adresa persoanei careia vreti sa-i trimiteti mesajul. Pentru a mai adauga adresa altei persoane, scrieti punct si virgula (;) urmat de adresa respectiva. Repetati pasul pentru alte persoane. Pentru a trimite o copie aa mesajului, scrieti adresa in campul Cc.

3. In campul Subject scrieti titlul mesajului.

4. Apasati Tab pentru a ajunge in zona de editare si scrieti mesajul.

5. Asigurati-va ca sunteti conectat la Internet, apoi apasati butonul Send (plicul) pentru a trimite mesajul.

Primirea e-mailului

Folosind e-mailul, in loc sa mergem la cutia postala pentru a ridica corespondenta, ne conectam la serverul de mail. Serverul de mail verifica daca in cutia postala (mailbox) sunt mesaje, iar daca sunt, programul de e-mail lanseaza comanda care le copie pe calculatorul dumneavoastra.

Mesajele sunt plasate in Inbox, un director special in care programul de e-mail pune mesajele primite. Cand deschideti Inboxul veti vedea mesajele noi. In acest moment, puteti raspunde la mesaje, sau sa trimiteti o copie (forward) a mesajului primit altcuiva.

Pentru a verifica daca aveti mesaje noi in Messenger, apasati butonul Get Msg de pe Navigation toolbar; in Internet Mail, apasati butonul Mail si selectati View Mail. Puteti configura atat Netscape Messenger, cat si Internet Explorer sa verifice automat daca exista mesaje noi, atunci cand sunteti online. Daca nu sunteti online tot timpul (in cazul conectarii prin retea), acesta optiune este in mod special convenabila.

Pentru a revedea si a raspunde la mesaje in Messenger, executati urmatorii pasi:

1. Apasati titlul mesajului pe care doriti sa-l vedeti. Continul sau apare in sectiunea Message, ca in Figura 3.
 
FIG. 3 Citirea mesajelor in Netscape Messenger.
2. Pentru a raspunde la un mesaj, apasati butonul Reply si selectati fie Reply to Sender, fie Reply to Sender and All Recipients (pentru a raspunde tuturor celor care au primit o copie a mesajului original). Pentru a retrimite (forward) mesajul altcuiva, apasati Forward.

3. Se deschide fereastra Composition. Intr-un raspuns, textul original al mesajului este automat copiat in zona de editare. Puteti scrie raspunsul dumneavoastra sub acest text. Daca retrimiteti mesajul, acesta acesta atasat ca un fisier. Scrieti ce comentarii doriti sa adaugati, in zona de editare.

4. Intr-un raspuns, mesajul este adresat automat expeditorului (si tuturor destinatarilor, daca ati seletat aceasta optiune). Apasati Send pentru a trimite raspunsul. Daca retrimiteti mesajul, scrieti adresa in campul To si apasati Send.

Pentru a revedea si a raspunde la un mesaj folosind Internet Mail, urmariti urmatorii pasi:

1. Apasati titlul mesajului pe care doriti sa-l vedeti. Continul sau apare in sectiunea Preview, ca in Figura 4.
FIG. 4 Citirea mesajelor in Internet Mail.
2. Pentru a raspunde la un mesaj, apasati unul din butoanele Reply to Author sau Reply to All (pentru a raspunde tuturor celor care au primit o copie a mesajului original). Pentru a retrimite (forward) mesajul altcuiva, apasati Forward.

3. Se deschide fereastra New Message. Textul mesajului original este automat copiat in zona de editare. Puteti scrie raspunsul sau comentariile dumneavoastra deasupra acestui text.

4. Intr-un raspuns, mesajul este adresat automat expeditorului (si tuturor destinatarilor, daca ati seletat aceasta optiune). Apasati Send pentru a trimite raspunsul. Daca retrimiteti mesajul, scrieti adresa in campul To si apasati Send (plicul).

Atasarea de fisiere la un e-mail

Mesajele e-mail pot contine mai mult decat textul mesajului. Puteti atasa unul sau mai multe fisiere mesajului.

Pentru a atasa un fisier unui mesaj in Netscape Messenger, procedati astfel:

1. Creati mesajul in mod uzual. Apoi apasati butonul Attach de pe Message toolbar.

2. Selectati File din meniul care apare (vezi Figura 5).
 
FIG. 5 Atasarea unui fisier unui mesaj in Messenger
3. In fereastra de dialog Enter File to Attach selectati fisierul pe care doriti sa-l atasati mesajului si apasati Open.

4. Numele fisierului pe care l-ati selectat va apare la Attach Files and Documents. Apasati Send pentru a trimite mesajul.

Pentru a atasa un fisier unui mesaj in Netscape Messenger, procedati astfel:

1. Creati mesajul in mod uzual. Apoi apasati butonul Insert File (agrafa de birou).

2. In fereastra de dialog Insert Attachment selectati fisierul pe care doriti sa-l atasati mesajului si apasati Attach.

3. Fisierul apare ca o iconita la sfarsitul mesajul (vezi Figura 6). Apasati Send pentru a trimite mesajul.
 
FIG. 6 Acest mesaj Internet Mail are un fisier atasat si este gata de a fi trimis

Salvarea unui fisier atasat pe care l-ati primit

Daca cineva a atasat un fisier mesajului pe care vi l-a trimis, trebuie sa salvati mai intai fisierul pe hard disk. Apoi puteti lansa programul potrivit pentru a deschide fisierul pentru a-l vedea, a-l tipari, sau a-l modifica, dupa cum este cazul.

Daca folositi Netscape Messenger, procedati in felul urmator pentru a salva fisierul atasat pe hard disk:

1. Apasati titlul mesajului pentru a vedea continutul mesajului. Fisierul apare in mesaj ca un link (text subliniat, de obicei albastru). Vezi Figura 7.
 
FIG. 7 Salvarea unui fisier atasat folosind Netscape Messenger.
2. Tineti apasata tasta Shift cand apasati pe link.

3. Va apare fereastra de dialog Save As; alegeti directorul unude doriti sa salvati fisierul.

4. Apasati Save pentru a salva fisierul in directorul selectat.

Daca folositi Netscape Messenger, procedati in felul urmator pentru a salva fisierul atasat pe hard disk:

1. Apasati titlul mesajului pentru a vedea continutul mesajului. O agrafa de birou apare in dreapta. (vezi Figura 8).
 
 
FIG. 8 Salvarea unui fisier atasat folosind Internet Mail.
2. Tineti apasata tasta Ctrl cand apasati agrafa. Din meniul care apare selectati numele fisierului pe care doriti sa-l salvati pe hard disk.

3. Va apare fereastra de dialog Save Attachment As; alegeti directorul unde doriti sa salvati fisierul.

4. Apasati Save pentru a salva fisierul in directorul selectat.